BT-13 Purchase Order Reference: So wird die Bestellnummer mit der Rechnung verknüpft

BT-13 bezeichnet in einer elektronischen Rechnung die Bestellreferenz des Käufers. Das Feld enthält die Kennung, die der Auftraggeber seiner Bestellung gegeben hat, und ermöglicht dadurch die Zuordnung der Rechnung zum passenden Bestellvorgang. Fehlt die Angabe oder stimmt sie nicht mit der Bestellung überein, kann eine automatische Rechnungsprüfung scheitern oder eine manuelle Klärung erforderlich werden.

Welche Information in BT-13 gehört

In BT-13 steht die Bestellnummer beziehungsweise Purchase-Order-Nummer, die vom Käufer vergeben und dem Lieferanten mitgeteilt wurde. Maßgeblich ist also nicht eine interne Auftragsnummer des Verkäufers, sondern die Referenz aus dem Bestellsystem des Rechnungsempfängers.

Hat der Käufer beispielsweise eine Bestellung mit der Kennung PO-4711 übermittelt, wird genau diese Kennung als BT-13 in die Rechnung übernommen. Das empfangende System kann die Rechnung dadurch mit der Bestellung, dem Wareneingang oder einer Leistungsbestätigung abgleichen.

BT-13 ist im semantischen Rechnungsmodell EN 16931 eine Angabe auf Dokumentebene. Sie bezieht sich damit grundsätzlich auf die gesamte Rechnung. In einer technischen UBL-Rechnung wird die Information typischerweise als Kennung innerhalb der Bestellreferenz abgebildet; in einer CII-Rechnung befindet sie sich in der entsprechenden Referenz auf das Käufer-Bestelldokument. Entscheidend bleibt unabhängig vom XML-Format die fachliche Bedeutung: Es handelt sich um die vom Käufer vergebene Bestellkennung.

BT-13 nicht mit anderen Rechnungsreferenzen verwechseln

Mehrere Referenzfelder können ähnlich aussehen, erfüllen aber verschiedene Aufgaben. Eine Nummer darf nicht allein deshalb als BT-13 eingetragen werden, weil sie auf einem Auftrag oder in einer Korrespondenz erscheint.

• BT-10 Buyer Reference: eine Referenz des Käufers, die etwa eine zuständige Person, Organisationseinheit oder einen internen Bearbeitungsweg kennzeichnen kann. Sie ist nicht automatisch die Bestellnummer.
• BT-12 Contract Reference: die Kennung eines Vertrags, auf dessen Grundlage abgerechnet wird.
• BT-13 Purchase Order Reference: die vom Käufer vergebene Kennung der Bestellung.
• BT-14 Sales Order Reference: die Auftragsreferenz des Verkäufers, also eine Kennung aus dessen eigener Auftragsbearbeitung.
• BT-132 Referenced Purchase Order Line Reference: die Referenz auf eine einzelne Position innerhalb der Bestellung.

Eine Verkäufer-Auftragsnummer in BT-13 kann zwar technisch wie eine plausible Zeichenfolge aussehen, erfüllt aber nicht die vorgesehene Zuordnungsfunktion. Das System des Käufers sucht in diesem Feld normalerweise nach seiner eigenen Bestellkennung.

Wie die Zuordnung zur Bestellung abläuft

BT-13 liefert den Einstiegspunkt für den Abgleich zwischen Rechnung und Beschaffungsvorgang. Der typische Ablauf lässt sich in vier Schritten darstellen:

1. Der Käufer erstellt eine Bestellung und vergibt dafür eine eindeutige Kennung.
2. Der Lieferant erhält diese Kennung mit der Bestellung und übernimmt sie unverändert in die elektronische Rechnung.
3. Das Rechnungssystem liest BT-13 aus und sucht nach dem zugehörigen Bestelldatensatz.
4. Nach erfolgreicher Zuordnung können Rechnungsbetrag, Lieferant, Mengen, Positionen und gegebenenfalls Wareneingänge geprüft werden.

Die Bestellreferenz bestätigt allein noch nicht, dass alle Rechnungsangaben richtig sind. Sie stellt nur die Verbindung zum Auftrag her. Ob Menge, Preis, Steuer, Leistungszeitraum und Lieferung übereinstimmen, muss das jeweilige Prüfverfahren gesondert feststellen.

Prüfreihenfolge bei einer abgelehnten oder nicht zugeordneten Rechnung

Wird eine Rechnung wegen ihres Bestellbezugs nicht verarbeitet, sollte zuerst die ursprüngliche Bestellung herangezogen werden. Die folgende Reihenfolge trennt einen Inhaltsfehler von einem technischen Übertragungsproblem:

1. Bestellkennung vergleichen: Stimmen Zeichen, Bindestriche, Schrägstriche und führende Nullen vollständig mit der Bestellung überein?
2. Herkunft der Nummer prüfen: Wurde wirklich die Kennung des Käufers verwendet oder versehentlich die eigene Auftragsnummer des Lieferanten?
3. Feldzuordnung kontrollieren: Steht die Nummer im fachlichen Feld BT-13 und nicht nur als Freitext, Vertragsreferenz oder Verkäufer-Auftragsreferenz in der Datei?
4. Rechnungsumfang klären: Gehören sämtliche berechneten Positionen zu der angegebenen Bestellung? Bei mehreren Bestellungen muss geprüft werden, ob der Empfänger eine gemeinsame Rechnung akzeptiert oder getrennte Rechnungen verlangt.
5. Empfängerregeln berücksichtigen: Neben EN 16931 kann das verwendete Rechnungsprofil zusätzliche Geschäftsregeln vorgeben. Für eine XRechnung sind die zugehörige Spezifikation und der passende Validator geeignete Prüfpunkte.

Wenn die Bestellnummer sichtbar richtig erscheint, die Rechnung aber weiterhin nicht zugeordnet wird, ist die XML-Abbildung der nächste Prüfpunkt. Eine Nummer im PDF-Sichtbild oder in einer Notiz ersetzt das strukturierte Datenfeld nicht.

Eine Bestellung, mehrere Positionen oder mehrere Aufträge

Bei einer einzigen Bestellung kann BT-13 die gemeinsame Bestellreferenz für alle Rechnungspositionen tragen. Einzelne Bestellpositionen lassen sich zusätzlich über positionsbezogene Referenzen zuordnen, sofern das verwendete Rechnungsprofil und der Geschäftsvorgang diese Angaben unterstützen.

Schwieriger ist eine Rechnung über Leistungen aus mehreren Bestellungen. BT-13 ist als Referenz auf Dokumentebene nicht dafür gedacht, beliebig viele Bestellnummern als unstrukturierte Liste aufzunehmen. Mehrere Kennungen mit Komma, Leerzeichen oder Schrägstrich zusammenzusetzen, kann die automatische Suche verhindern.

Gehören die Rechnungspositionen zu unterschiedlichen Bestellungen, sollte der Lieferant vor dem Versand klären, ob der Empfänger getrennte Rechnungen erwartet. Positionsreferenzen lösen das Problem nicht in jedem Empfängersystem, weil dessen Freigabeprozess weiterhin von einer eindeutigen Bestellreferenz für das gesamte Dokument ausgehen kann.

Wann BT-13 leer bleiben darf

BT-13 ist nicht in jedem Geschäftsvorgang zwingend belegt. Existiert keine Bestellung des Käufers, darf keine Bestellnummer erfunden oder durch eine Vertrags-, Projekt- oder Verkäufernummer ersetzt werden. Stattdessen sind die tatsächlich passenden Referenzfelder zu verwenden.

Ob eine Rechnung ohne BT-13 angenommen wird, hängt jedoch vom Geschäftsvorgang und vom verlangten Rechnungsprofil ab. Ein Auftraggeber kann für bestellbezogene Rechnungen eine Bestellreferenz voraussetzen. Die verlässlichen Prüfpunkte sind dessen Rechnungsvorgaben, die verwendete EN-16931-Ausprägung und die Fehlermeldung des Validators oder Empfangssystems.

Häufige Fragen zur Bestellreferenz

Dürfen führende Nullen in der Bestellnummer entfernt werden?

Nein, wenn sie Bestandteil der vom Käufer vergebenen Kennung sind. Bestellreferenzen sollten unverändert übernommen werden, weil 001234 und 1234 in einem Beschaffungssystem unterschiedliche Datensätze bezeichnen können.

Kann BT-13 nachträglich aus einer E-Mail ergänzt werden?

Die Angabe kann bei einer Rechnungskorrektur aus der ursprünglichen Bestellung oder einer eindeutigen Mitteilung des Käufers übernommen werden. Eine beiläufig erwähnte Nummer sollte nur verwendet werden, wenn klar ist, dass sie tatsächlich die Käufer-Bestellnummer und nicht eine Projekt-, Vertrags- oder Verkäuferreferenz bezeichnet.

Beweist eine gültige BT-13-Angabe, dass die Rechnung freigegeben wird?

Nein. Eine formal und inhaltlich passende Bestellreferenz ermöglicht die Zuordnung, ersetzt aber weder die Prüfung der Rechnungspositionen noch die sachliche und rechnerische Freigabe.