BT-10 bezeichnet in einer elektronischen Rechnung die Käuferreferenz, auf Englisch „Buyer Reference“. Bei Rechnungen an deutsche Behörden enthält dieses Feld häufig die Leitweg-ID. Sie hilft dem Rechnungsempfänger, die E-Rechnung intern dem richtigen Auftrag, Verwaltungsbereich oder Empfänger zuzuordnen.
Die Leitweg-ID ist jedoch nicht automatisch bei jeder E-Rechnung erforderlich. Entscheidend sind der Rechnungsempfänger, der Auftrag und die Vorgaben des jeweiligen öffentlichen Auftraggebers. Bei einer Rechnung an ein Unternehmen kann BT-10 stattdessen eine andere Referenz enthalten oder leer bleiben, sofern keine abweichende Vorgabe gilt.
Was bedeutet BT-10 in einer E-Rechnung?
BT-10 ist ein fest definiertes Datenfeld des europäischen Rechnungsstandards EN 16931. Es beschreibt die Referenz des Käufers, also eine Kennung, mit der der Empfänger die Rechnung intern weiterverarbeiten kann.
In einer XRechnung wird diese Käuferreferenz meist im Bereich der Rechnungsdaten gespeichert. Sie ist nicht zwingend die Bestellnummer. Je nach Vorgabe kann sie beispielsweise eine Leitweg-ID, eine Kostenstellenreferenz oder eine andere behördliche Zuordnung sein.
Warum steht dort oft die Leitweg-ID?
Öffentliche Auftraggeber nutzen die Leitweg-ID, um Rechnungen automatisiert an die zuständige Behörde oder Organisationseinheit weiterzuleiten. Sie besteht aus einer vorgegebenen Kennung und wird dem Rechnungssteller normalerweise vom Auftraggeber mitgeteilt.
Fehlt die Leitweg-ID oder steht sie im falschen Feld, kann die Rechnung bei der elektronischen Prüfung abgewiesen werden. Auch eine formal gültige E-Rechnung lässt sich dann möglicherweise nicht eindeutig zuordnen.
Woher bekommst du die richtige Kennung?
Prüfe zuerst den Auftrag, Vertrag oder die Rechnungsanweisung des Empfängers. Häufig steht die Leitweg-ID dort zusammen mit weiteren Angaben wie Bestellnummer, E-Mail-Adresse für Rückfragen oder zuständigem Rechnungseingang.
Findest du keine eindeutige Angabe, frage die zuständige Stelle vor dem Versand. Verwende keine selbst recherchierte oder ähnlich aussehende Kennung. Schon ein fehlendes Zeichen kann dazu führen, dass die Rechnung nicht korrekt verarbeitet wird.
BT-10 richtig ausfüllen
- Übernimm die Käuferreferenz exakt aus den Vorgaben des Rechnungsempfängers.
- Trage sie in das Feld „Buyer Reference“ beziehungsweise BT-10 ein.
- Prüfe zusätzlich, ob Bestellnummer und Vertragsdaten in den dafür vorgesehenen Feldern stehen.
- Validiere die fertige E-Rechnung vor dem Versand.
Die Leitweg-ID ersetzt nicht automatisch jede weitere Referenz. Wenn der Auftraggeber zusätzlich eine Bestellnummer verlangt, muss auch diese separat und im passenden Feld angegeben werden.
Wichtige Abgrenzung
BT-10 ist keine allgemeine Bezeichnung für die Rechnungsadresse und auch kein Hinweis auf den Verkäufer. Das Feld dient der Käuferreferenz. Welche Kennung dort erwartet wird, hängt vom Rechnungsempfänger und dessen technischen Annahmeregeln ab.
Fragen und Antworten zur Leitweg-ID in BT-10
Ist BT-10 in jeder E-Rechnung mit einer Leitweg-ID zu befüllen?
Nein, BT-10 wird nicht automatisch in jeder E-Rechnung mit einer Leitweg-ID befüllt. Ob eine Leitweg-ID erforderlich ist, hängt vor allem vom öffentlichen Auftraggeber, dem konkreten Auftrag und dessen Annahmeregeln ab.
Kann die Leitweg-ID auch in einem anderen Rechnungsfeld stehen?
Die vom Empfänger vorgegebene Leitweg-ID gehört grundsätzlich in das dafür erwartete Feld, bei vielen XRechnungen also in BT-10. Steht sie stattdessen nur in einem Freitextfeld oder im Verwendungszweck, kann die automatische Zuordnung scheitern.
Was passiert, wenn die Leitweg-ID in BT-10 falsch geschrieben ist?
Bereits ein fehlendes, zusätzliches oder vertauschtes Zeichen kann verhindern, dass die Rechnung dem richtigen Empfänger zugeordnet wird. Je nach Prüfsystem kann die E-Rechnung deshalb abgewiesen, zurückgesendet oder zur manuellen Klärung weitergeleitet werden.
Ist die Leitweg-ID dasselbe wie die Bestellnummer?
Nein, beide Angaben erfüllen unterschiedliche Funktionen. Die Leitweg-ID bezeichnet den vorgesehenen Rechnungsempfänger oder dessen interne Organisationseinheit, während die Bestellnummer den konkreten Auftrag oder Beschaffungsvorgang referenziert.
Wo trage ich eine zusätzliche Bestellnummer ein?
Eine zusätzlich verlangte Bestellnummer gehört in das dafür vorgesehene Feld der E-Rechnung und nicht ersatzweise in BT-10. Welche BT- und BG-Felder zu verwenden sind, ergibt sich aus dem Rechnungsformat und den Vorgaben des Auftraggebers.
Was soll ich tun, wenn der Auftraggeber keine Leitweg-ID genannt hat?
Prüfe zunächst Auftrag, Vertrag und die Hinweise zum Rechnungseingang auf eine entsprechende Kennung. Fehlt sie dort, frage die zuständige Rechnungsstelle vor dem Versand und verwende keine ähnlich aussehende oder selbst abgeleitete ID.
Kann BT-10 bei einer Rechnung an ein Unternehmen leer bleiben?
Bei einer Rechnung an ein Unternehmen muss BT-10 nicht zwangsläufig eine Leitweg-ID enthalten. Das Feld kann je nach Vereinbarung eine andere Käuferreferenz aufnehmen oder leer bleiben, sofern der Empfänger keine bestimmte Angabe verlangt.
Wie erkenne ich, ob die Leitweg-ID korrekt in der E-Rechnung angekommen ist?
Öffne die erzeugte E-Rechnung in einer geeigneten XML- oder Rechnungsprüfung und kontrolliere den Wert im Feld „Buyer Reference“ beziehungsweise BT-10. Zusätzlich sollte eine Validierung des gesamten Dokuments ohne relevante Fehler durchlaufen, denn ein korrekt gefülltes BT-10 allein garantiert noch keine vollständige Annahme.